Глава 1. Общие положения
1. Настоящий Регламент Управления материально-технического обеспечения (далее – Регламент) устанавливает общие правила деятельности Управления материально-технического обеспечения (далее – УМТО) в процессе выполнения возложенных на него функций в соответствии с Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента, Правительства и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
2. Требования, установленные настоящим Регламентом, распространяются на всех работников УМТО и его подведомственных предприятий.
3. Организация и ведение несекретного делопроизводства, прием, обработка и распределение корреспонденции, в том числе ведение электронного документооборота, возлагается на Управление кадровой работы и документационного обеспечения (далее – УКРДО) и осуществляется в порядке, определяемом Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан, законом Республики Казахстан «О правовых актах», а также иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан и внутренними ненормативными правовыми актами.
Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан.
4. Заместители руководителя УМТО координируют и контролируют работу структурных подразделений и подведомственных предприятий УМТО в соответствии с приказом руководителя УМТО о распределении обязанностей между ними и их взаимозаменяемости, принимают управленческо-распорядительные решения по отнесенным к их ведению вопросам.
5. Служебная электронная почта используется УМТО в качестве официального средства коммуникации и обмена информацией между структурными подразделениями УМТО и подведомственными предприятиями.
Глава 2. Планирование работы УМТО
6. Планирование своей деятельности УМТО осуществляет на основе годового плана работы УМТО (далее – План работы).
7. Проект Плана работы формируется УКРДО на основании предложений структурных подразделений УМТО, которые представляются за 25 (двадцать пять) рабочих дней до начала планируемого периода.
8. Проект Плана работы направляется УКРДО для согласования руководителям структурных подразделений посредством системы электронного документооборота (далее – СЭД).
9. Проект Плана работы вносится на согласование заместителям руководителя УМТО не позднее, чем за 10 (десять) рабочих дней до начала планируемого периода и ответ по нему должен быть представлен в срок не позднее 3 (три) рабочих с даты направления на согласование.
Проект Плана работы может быть возвращен на доработку. В этом случае доработка и повторное внесение проекта осуществляется УКРДО в срок не более чем за 2 (два) рабочих дня с даты возврата.
10. Проект плана работы представляется руководителю УМТО на утверждение в срок не позднее 5 (пять) рабочих дней до начала планируемого периода.
11. План работы составляется в целях реализации:
1) законодательных и иных нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы, входящие в компетенцию УМТО;
2) мероприятий, по которым УМТО определено в качестве их исполнителя (соисполнителя);
3) мероприятий, выполняемых структурными подразделениями УМТО.
План работы должен обеспечивать выполнение им в полном объеме функций, определенных Положением об УМТО.
12. План работы включает в себя следующие сведения:
1) порядковые номера и наименования мероприятий, подлежащих выполнению;
2) сроки исполнения мероприятий;
3) структурные подразделения, ответственные за исполнение мероприятий (исполнители и соисполнители);
4) иные возможные сведения в целях уточнения мероприятий и порядка их исполнения.
13. Решение об исключении мероприятий из Плана работы или переносе их сроков исполнения принимается руководителем УМТО (либо лицом, исполняющим его обязанности) на основании служебной записки, представленной руководителем структурного подразделения, согласованной с курирующим соответствующие вопросы заместителем руководителя УМТО.
14. Утвержденный руководителем УМТО План работы доводится УКРДО до сведения исполнителей и соисполнителей мероприятий по СЭД.
15. На основе Плана работы свои планы работы составляют структурные подразделения.
Глава 3. Совещания, проводимые у руководителя УМТО и его заместителей
Параграф 1. Основания назначения и порядок проведения совещаний
16. Совещания о деятельности УМТО, подведомственных предприятий, а также по отдельным направлениям деятельности (финансово-хозяйственная деятельность, освоение бюджетных средств, инвестиционные проекты, цифровизация, содержание объектов, строительство, результаты проверок, вопросы безопасности и т.д.) могут быть проведены под руководством руководителя УМТО, а также его заместителей в соответствии с распределением между ними обязанностей (далее – тематические совещания).
17. На тематических совещаниях о деятельности УМТО, подведомственных предприятий рассматриваются вопросы о реализации уставных задач, производственной деятельности предприятий.
Вопросы организационного характера, связанные с обеспечением основной деятельности, в том числе по отдельным направлениям, затрагивающим деятельность всех подведомственных предприятий УМТО, рассматриваются соответственно в разрезе всех подведомственных предприятий на тематических совещаниях по соответствующим направлениям деятельности.
18. Формирование графика тематических совещаний руководителя УМТО и его заместителей осуществляет УКРДО.
График тематических совещаний руководителя УМТО и его заместителей размещается УКРДО в информационной системе «Веб-портал Управления материально-технического обеспечения» и информационной доске.
19. Тематическое совещание проводится в онлайн или офлайн форматах.
20. Тематическое совещание в офлайн формате проводится в случае рассмотрения вопросов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения или государственные секреты, а также в иных случаях, определяемых председательствующим.
21. Подготовку материалов к тематическому совещанию обеспечивает структурное подразделение, в компетенцию которого входят вопросы повестки, с привлечением подведомственных предприятий и заинтересованных структурных подразделений УМТО.
При необходимости ответственное структурное подразделение направляет запрос в соответствующие структурные подразделения и подведомственные предприятия по предоставлению необходимой информации, с указанием сроков.
В случае рассмотрения на тематическом совещании вопросов по различным направлениям деятельности, подготовку материалов к нему обеспечивают структурные подразделения согласно курируемым направлениям деятельности.
22. Ответственность за достоверность, правильность, корректность представленной информации несут руководители структурных подразделений и подведомственных предприятий.
23. Ответственное структурное подразделение формирует пакет документов (список участников, повестку дня, справку, исполнение предыдущего протокола (при наличии), проект протокола) согласно повестке дня, обеспечивает заблаговременное приглашение участников совещания. Согласовывает указанные материалы с курирующим заместителем руководителя УМТО, визирует проект протокола у руководителей структурных подразделений в чью компетенцию входят вопросы, указанные в протоколе.
24. Указанные материалы (презентации, доклады, проекты протокольных решений и т.д.) вносятся руководителю УМТО или его заместителю (в случаи, когда совещание проходит под руководством заместителя руководителя УМТО) за 3 (три) рабочих дня до даты проведения тематического совещания.
25. Решения, принятые на тематическом совещании, оформляются в виде протокола.
После проведения тематического совещания, в случае внесения изменений в проект протокола, его текст повторно согласовывается в соответствии с пунктом 23 и в течение 3 (три) рабочих дней представляется на подпись руководителю УМТО или его заместителю (в случаи, когда совещание проходит под руководством заместителя руководителя УМТО).
26. При создании проекта протокола в СЭД, исполнитель (автор) в соответствующем разделе системы определяет внешних и внутренних исполнителей протокола. Ответственность за корректность выбора исполнителя /-ей/ возлагается на автора проекта протокола, осуществляющего создание документа в системе.
27. Протокол, содержащий сведения ограниченного распространения, подписанный на бумажном носителе передается вместе с листом рассылки, завизированным руководителем ответственного структурного подразделения в УКРДО, который обеспечивает рассылку протокола исполнителям.
28. Запрещается направлять протокол тематического совещания в адрес структурных подразделений и подведомственных предприятий, в компетенцию которых прямо не входит их исполнение.
29. Протоколы тематических совещаний УМТО, а также материалы к ним (повестка дня, список приглашенных, справки, отчеты и т.д.) хранятся в ответственном структурном подразделении.
Срок хранения материалов, их формат определяются согласно номенклатуре дел УМТО.
Параграф 2. Порядок подготовки и проведения аппаратных совещаний
30. Аппаратные совещания УМТО (далее – аппаратные совещания) проводятся в целях выполнения перспективных и текущих планов работы, осуществления постоянного контроля за деятельностью подведомственных предприятий, обеспечения координации их деятельности для достижения максимальной эффективности при решении поставленных руководством УМТО задач. Аппаратные совещания проводятся под председательством руководителя УМТО или лица его замещающего, в установленные им сроки.
31. Аппаратные совещания проводятся в онлайн или офлайн форматах.
Аппаратные совещания ведутся на государственном и русском языках.
32. Цель аппаратного совещания, содержание рассматриваемых вопросов и состав участников определяют руководитель УМТО или лицо, его замещающее.
33. Организация аппаратных совещаний, ведение и оформление протоколов возлагается на УКРДО.
34. На аппаратном совещании принимают участие заместители руководителя УМТО, руководители структурных подразделений, руководители подведомственных предприятий и другие лица по согласованию с председательствующим на совещании.
35. На аппаратном совещании ведется протокол. Протокол аппаратного совещания содержит поручения, сведения о конкретных исполнителях поручений и сроки их исполнения.
Протоколы аппаратных совещаний, а также материалы к ним (повестка дня, список приглашенных, справки, отчеты и т.д.) хранятся в УКРДО.
Срок хранения материалов, их формат определяются согласно номенклатуре дел УМТО.
36. По согласованию с председательствующим на совещании, при необходимости может вестись аудио и/или видеозапись.
37. Оповещение участников, приглашенных на совещание, а также ведение протокола в ходе проведения аппаратного совещания возлагается на УКРДО.
38. После проведения аппаратного совещания, протокол согласовывается, в день проведения аппаратного совещания не позднее 17 часов 00 минут, с заместителями руководителя УМТО, руководителями структурных подразделений УМТО и представляется на подпись руководителю УМТО или лицу его замещающего.
39. Контроль за выполнением протокольных поручений возлагается на заместителей руководителя УМТО, УКРДО и руководителей структурных подразделений УМТО с учетом характера рассматриваемого вопроса.
Глава 4. Оформление, прохождение, рассмотрение
входящей и исходящей корреспонденции
40. Порядок работы со входящей и исходящей корреспонденцией в УМТО определяется руководителем УМТО.
41. Корреспонденция государственных органов должна быть оформлена с использованием соответствующего бланка установленного образца электронных документов, на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке) и удостоверена ЭЦП.
42. Корреспонденция подведомственных предприятий должна быть оформлена с использованием соответствующего бланка установленного образца электронных документов, на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке) объемом не более 3 (три) листов через одинарный интервал и размером шрифта 14 Times New Roman в формате электронного документа (docx, xlsx, pdf) и удостоверена ЭЦП,. Информация объемом более 3 (три) листов оформляется отдельным приложением к сопроводительному письму.
43. На рассмотрение руководителя УМТО направляется корреспонденция, поступившая за подписью первого руководителя государственного органа, его заместителей, руководителя аппарата, его заместителей и первого руководителя подведомственного предприятия.
Корреспонденция, подписанная иными лицами направляется на рассмотрение заместителей руководителя УМТО, согласно распределению обязанностей между ними и их взаимозаменяемости.
Допускается внесение корреспонденции, на рассмотрение руководителю УМТО, за подписью лиц, исполняющих обязанности должностных лиц, указанных в настоящем пункте в случаях отсутствия по причине убытия в командировку, в период нетрудоспособности, нахождения в отпуске.
44. Корреспонденция, направляемая в адрес УМТО в инициативном порядке для принятия соответствующего решения, вносится подведомственными предприятиями в следующих случаях:
1. если решение вопроса требует согласования с УМТО;
2. если решение вопроса входит в непосредственную компетенцию УМТО;
3. если решение вопроса требует координации между подведомственными предприятиями.
45. Запрещается внесение подведомственными предприятиями на имя руководства УМТО документов по текущим вопросам их деятельности, а также предложений, требующих решения вопроса по существу, без предварительной проработки с курирующим структурным подразделением УМТО.
46. УКРДО ежедневно в рабочие дни принимается:
1) служебная корреспонденция в электронном виде с 9.00 до 17.00 часов. Документы, поступившие по истечение указанного времени, подлежат приему на следующий рабочий день;
2) служебная корреспонденция «для служебного пользования» в бумажном и электронном виде с 9.00 до 16.00 часов. Документы, поступившие по истечение указанного времени, подлежат регистрации на следующий рабочий день;
3) обращения физических и юридических лиц в электронном виде с 10.00 до 17.00 часов. Обращения, поступившие по истечение указанного времени, подлежат приему на следующий рабочий день.
При этом обращения физических и юридических лиц, поступившие в УМТО в бумажном виде после 16.00 часов, оцифровываются в электронный формат и подлежат учету со следующего рабочего дня.
47. Фамилия, инициалы, номер телефона, электронный адрес исполнителя, готовившего документ, проставляются в нижнем левом углу первого листа электронного документа, содержащего не более одного листа, или последнего листа, содержащего более одного листа (например: Омаров А.Г., тел. 740000, A.Omarov@umto.gov.kz).
48. Приложения к бумажной корреспонденции «для служебного пользования» должны быть запарафированы лицом, подписавшим или готовившим документ (исполнителем документа).
49. Не подлежат приему:
1. бумажная корреспонденция, содержащая факсимиле, помарки и иные загрязнения, имеющая какие-либо повреждения, в том числе проколотая дыроколом, исполненная на черновиках и копиях бланков государственных органов и подведомственных предприятий;
2. неправильно адресованные (неправильное написание названия УМТО, должности, фамилии, имени, отчества (при его наличии) руководства УМТО и иных работников УМТО, которым адресован документ) письма;
3. электронные документы (с отрицательным результатом проверки ЭЦП, наличие электронных помарок (выделений, исправлений в тексте), приложение информации, не соответствующей данному поручению, несоответствие количества листов, отсутствие обязательных реквизитов и (или) неправильное расположение реквизитов, предусмотренных формой бланка, а также текста);
4. электронные документы, не соответствующие требованиям, установленным законодательством Республики Казахстан.
50. Входящая корреспонденция, оформленная с нарушением требований настоящего Регламента, не принимается и (или) возвращается УКРДО в тот же день соответствующему государственному органу и подведомственному предприятию, кроме корреспонденции Администрации Президента, Парламента, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан и Управления делами Президента Республики Казахстан.
51. В случае, если в УМТО поступило поручение, проект акта или протокол совещания, не входящие в его компетенцию, то данное поручение, проект акта, протокол совещания возвращаются отправителю не позднее 1 (один) рабочего дня со дня поступления, с указанием конкретных причин и обоснований.
Причины и основания для возврата указанной корреспонденции определяются должностным лицом, на исполнение которого согласно резолюции руководства УМТО направлен документ.
52. Принятые в установленном настоящим Регламентом порядке документы регистрируются УКРДО в соответствующих учетных формах или информационных системах.
53. Зарегистрированная и оформленная входящая корреспонденция передается в соответствии с распределением руководству УМТО.
54. Копия срочной корреспонденции одновременно направляется руководителю структурного подразделения УМТО, в компетенцию которого входят вопросы, затрагиваемые в поступившем документе (кроме корреспонденции, содержащей сведения ограниченного распространения).
55. Руководством УМТО входящая корреспонденция рассматривается в день поступления к ним, а срочная – незамедлительно. По результатам рассмотрения ими даются соответствующие поручения, которые оформляются в виде резолюций.
56. Исходящая корреспонденция должна быть оформлена с использованием гербового бланка установленного образца электронных документов, на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке), размером шрифта 14 Times New Roman в формате электронного документа (docx, xlsx, pdf) и удостоверена ЭЦП.
57. В случае, отсутствия технической возможности направления корреспонденции адресату (получателю корреспонденции) посредством СЭД письмо дополнительно изготавливается на гербовом бланке УМТО, допускается направление адресату на бумажном носителе распечатанной из СЭД версии электронного документа, удостоверенного ЭЦП должностного лица.
58. Руководители структурных подразделений УМТО имеют право направлять в подведомственные предприятия корреспонденцию различного характера (запросы, поручения, уведомления, извещения и т.д.) по курируемому направлению.
59. Не допускается направлять запросы и поручения в подведомственные предприятия со сроком исполнения менее двух рабочих дней, за исключением прямых поручений руководства Палат Парламента, Управляющего делами Президента Республики Казахстан, его заместителей и Руководителя аппарата.
60. Исходящая корреспонденция, оформленная с нарушением требований настоящего Регламента, не подлежит регистрации и в тот же день возвращается УКРДО исполнителю.
Глава 5. Контроль исполнения поручений
Параграф 1. Организация контроля исполнения поручений
61. Ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов возлагается на первых руководителей подведомственных предприятий, руководителей структурных подразделений УМТО, также на отдельных должностных лиц.
При этом руководители указанных предприятий определяют подразделения и должностных лиц, ответственных за организацию контрольной работы.
Координация исполнения поручения, данного подведомственным предприятиям, осуществляется курирующим заместителем руководителя УМТО и должностными лицами УМТО, определяемыми руководителем УМТО и его заместителями.
62. При подготовке проектов поручений (в том числе содержащихся в проектах) учитываются:
1. проработанность поднимаемых вопросов;
2. соответствие планам работ;
3. результативность и эффективность (указывается конкретный конечный результат);
4. реальность сроков исполнения (не менее двух рабочих дней);
5. экономическая целесообразность и обеспеченность ресурсами;
6. отсутствие дублирования с иными поручениями.
Аналогичные (схожие) поручения, имеющие одну смысловую нагрузку, содержащиеся в различных контрольных документах, в том числе данные различным исполнителям, подлежат объединению в одно поручение, срок исполнения которого идентичен сроку исполнения поручения, данного последним.
63. При исполнении поручений несколькими исполнителями ответственным является исполнитель, рядом с наименованием которого стоит пометка «(свод)», в случае отсутствия данной пометки – указанный первым.
64. УКРДО на контроль берутся следующие документы (далее – контрольные документы), исполнение которых отнесено к компетенции УМТО:
1) акты либо пункты актов Президента, Премьер-Министра и Правительства;
2) поручения либо пункты поручений Президента, в том числе опубликованные в его официальных аккаунтах в социальных сетях или средствах массовой информации;
3) поручения Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии, Руководства Администрации Президента в адрес УМТО, в которых указаны сроки исполнения или имеются указания о взятии на контроль, с пометками: «весьма срочно», «срочно», «ускорить»;
4) протоколы заседаний Правительства, совещаний у Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии;
5) депутатские запросы;
6) акты прокурорского надзора;
7) запросы, нормативные постановления и послания Конституционного Совета, а также запросы, рекомендации Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета по итогам государственного аудита, затрагивающие интересы УМТО;
8) поручения Председателей Палат Парламента Республики Казахстан и их заместителей;
9) протокольные и иные поручения Управляющего делами Президента Республики Казахстан, его заместителей и Руководителя аппарата;
10) обращения физических и юридических лиц.
65. УКРДО на контроль берутся также поручения руководителя УМТО и его заместителей (в случае, если об этом прямо указано в поручении).
66. УКРДО осуществляет контроль на предмет своевременности исполнения. Ответственность за своевременность, качество и полноту исполнения контрольных документов, поручений руководства УМТО возлагается на руководителей структурных подразделений и подведомственных предприятий.
Параграф 2. Сроки исполнения и порядок продления поручений
67. Проекты документов, подготовленные структурными подразделениями во исполнение контрольных документов, передаются на визирование руководству согласно распределению обязанностей не позднее, чем за 4 (четыре) рабочих дня до окончания срока исполнения, а руководителю УМТО не позднее, чем за 3 (три) рабочих дня до окончания срока исполнения.
68. Акты, поручения, запросы и обращения лиц, перечисленных в пунктах 64 (за исключением подпункта 9)) и 65 настоящего Регламента, с учетом установленных сроков исполнения ставятся на следующие виды контроля:
1) срочный – с пометками: «весьма срочно» – в течение 3 (три) рабочих дней, «срочно», «ускорить» – до 10 (десять) рабочих дней;
2) краткосрочный – от 10 (десять) рабочих дней до 1 (один) месяца;
3) среднесрочный – от 1 (один) до 6 (шесть) месяцев;
4) долгосрочный – от 6 (шесть) месяцев.
Поручения, указанные в подпункте 9) пункта 64 настоящего Регламента ставятся на контроль и исполняются согласно Регламенту Управления делами Президента Республики Казахстан.
69. Сроки исполнения поручений исчисляются со дня поступления в рабочих днях.
Если срок исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.
Сроки, исчисляемые месяцами, истекают в соответствующее число последнего рабочего дня месяца.
Информация по итогам квартала, если не указаны иные сроки, представляется не позднее 20 апреля, 20 июля, 20 октября и 20 января соответственно.
Информация по итогам полугодия, если не указаны иные сроки, представляется не позднее 20 июля и 20 января соответственно.
Информация по итогам года, если не указаны иные сроки, представляется не позднее 20 января.
70. Соисполнители направляют свои предложения ответственному исполнителю, осуществляющему свод, при исполнении актов и поручений, поставленных на:
1. срочный контроль с пометками «весьма срочно» – в течение 1 (один) рабочего дня со дня поступления поручения, «срочно», «ускорить» – не позднее чем за 3 (три) рабочих дня;
2. краткосрочный контроль со сроком исполнения до 15 (пятнадцать) рабочих дней – не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до установленного срока исполнения;
краткосрочный контроль со сроком исполнения свыше 15 (пятнадцать) рабочих дней – не позднее чем за 5 (пять) рабочих дней до установленного срока исполнения;
3. среднесрочный контроль – не позднее чем за 10 (десять) рабочих дней до установленного срока исполнения;
4. долгосрочный контроль – не позднее чем за 20 (двадцать) рабочих дней до установленного срока исполнения.
71. Контрольные поручения Президента и Руководителя Администрации Президента с резолюциями к ним Премьер-Министра, его заместителей или Руководителя Канцелярии исполняются не позднее 10 (десять) рабочих дней со дня их поступления, если в поручениях не установлены иные сроки.
72. Сроки исполнения протокольных поручений, содержащихся в протоколах руководителя УМТО и его заместителей, исчисляются со дня проведения совещания. В том случае, если на совещании был назван срок исполнения конкретного поручения, то соответствующие структурные подразделения и подведомственные предприятия, в адрес которых было дано поручение, обязаны приступить к исполнению поручений сразу после совещания, не дожидаясь поступления к ним протокола совещания.
73. В том случае, если в поручениях руководителя УМТО и его заместителей, данных структурным подразделениям и должностным лицам УМТО, не указан конкретный срок исполнения, то необходимость взятия таких поручений на контроль, установление конкретных сроков их исполнения определяется УКРДО по согласованию со структурным подразделением, должностным лицом (исполнителем).
74. Поручения руководителя УМТО и его заместителей, данные подведомственным предприятиям, их должностным лицам, исполняются ими не более чем в двухнедельный срок со дня подписания поручения, если иное не установлено должностным лицом, давшим поручение.
75. Соисполнители направляют свои предложения ответственному исполнителю, осуществляющему свод, при исполнении поручений (протоколы, акты, резолюции и иное) руководителя УМТО и его заместителей, не позднее, чем за 3 (три) дня до истечения сроков их исполнения, если иное не установлено поручением, а по поручениям со сроком исполнения менее 5 (пять) дней – в течение 1 (один) рабочего дня со дня поступления соответствующего поручения.
76. Если поручение не может быть выполнено в установленный срок, то руководитель подведомственного предприятия или уполномоченное им лицо заблаговременно, но не позднее чем за 3 (три) дня до установленного срока вносит в адрес должностного лица УМТО, ответственного за координацию исполнения поручения, из числа заместителя руководителя или руководителя структурного подразделения или в случае отсутствия такового - на имя руководителя УМТО письмо с указанием текущего состояния исполнения поручения, аргументированным обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения либо его перевода на среднесрочный или долгосрочный контроль, с обязательным указанием конкретного срока исполнения.
77. В случае невозможности своевременного исполнения поручения руководителя УМТО должностное лицо УМТО, ответственный за исполнение поручения, заблаговременно, но не позднее 1 (один) рабочего дня до установленного срока вносит письмо с указанием текущего состояния исполнения поручения, аргументированным обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения либо его перевода на среднесрочный или долгосрочный контроль, с обязательным указанием конкретного срока исполнения.
Аналогичное требование устанавливается при исполнении поручений заместителя руководителя УМТО.
78. За несвоевременное исполнение поручений руководителя УМТО и его заместителей несут ответственность как руководитель подведомственного предприятия, допустивший срыв срока, так и структурное подразделение УМТО, осуществляющее координацию исполнения данного поручения.
79. Информация об исполнении поручений руководства УМТО исполнителем оформляется в электронном виде и регистрируется в СЭД.
Ответственность за достоверность изложенных сведений несет руководитель подведомственного предприятия или структурного подразделения, являющийся ответственным за исполнение поручения.
Параграф 3. Порядок снятия с контроля
80. Контрольный документ, контрольное поручение руководства УМТО снимается с контроля тем должностным лицом, которым подписано или дано поручение, а также тем должностным лицом, на которое возложен контроль за его исполнением.
81. В информации об исполнении контрольных поручений, направляемой ответственным исполнителем на имя должностного лица, давшего поручение, в обязательном порядке должны содержаться либо:
1. просьба о продлении срока исполнения с указанием нового конкретного срока, если поручение не может быть выполнено в установленный срок по объективным причинам;
2. просьба о переводе на среднесрочный или долгосрочный контроль с обязательным указанием периодичности представления информации и конкретным сроком исполнения;
3. просьба о снятии с контроля, если поручение исполнено в полном объеме и качественно;
4. запись о том, что документ вносится в порядке информации, если соответствующим поручением предусмотрено представление периодической информации.
82. Основанием для снятия с контроля конкретных пунктов планов мероприятий и поручений, в том числе протокольных, являются:
1. полное и качественное исполнение;
2. новое поручение, охватывающее (дублирующее) ранее данное поручение;
3. невозможность исполнения ввиду возникших объективных обстоятельств;
4. передача дальнейшего контроля за исполнением иному должностному лицу, в том числе подведомственному предприятию.
83. Подведомственные предприятия ежеквартально проводят анализ всех поручений, находящихся на исполнении, на предмет дублирования и актуальности. В случае наличия дублирующих и неактуальных поручений в срок до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, в УКРДО вносятся соответствующие предложения.
Глава 6. Рассмотрение обращений физических и юридических лиц, организация приема граждан
84. Рассмотрение обращений физических и юридических лиц в УМТО осуществляются в соответствии с Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан.
85. Срок рассмотрения обращения физического или юридического лица составляет 15 (пятнадцать) рабочих дней, жалобы – 20 (двадцать) рабочих дней со дня поступления.
86. Срок рассмотрения обращения физического или юридического лица может быть продлен мотивированным решением первого руководителя или его заместителя не более чем на 2 (два) месяца ввиду необходимости установления фактических обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения обращения, о чем извещается заявитель в течение 3 (три) рабочих дней со дня продления срока.
87. Обращение, поступившее административному органу или должностному лицу, в полномочие которых не входит рассмотрение данного обращения, в срок не позднее 3 (три) рабочих дней со дня его поступления перенаправляется уполномоченному административному органу, должностному лицу с одновременным уведомлением участника административной процедуры.
88. Прием граждан руководителем УМТО и его заместителями проводится в соответствии с утвержденным графиком приема граждан.
Глава 7. Взаимодействие структурных подразделений
89. Структурное подразделение вправе запрашивать у других структурных подразделений и получать необходимую информацию по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения.
90. Запрос структурного подразделения на получение информации от другого структурного подразделения оформляется служебной запиской, подписываемой руководителем запрашивающего структурного подразделения.
91. Запрошенная информация оформляется служебной запиской, подписываемой руководителем отвечающего структурного подразделения, и предоставляется запрашивающему структурному подразделению в указанный в запросе срок (при отсутствии в запросе указания на срок предоставления информации - в течение пяти рабочих дней с даты получения запроса).
92. Запросы структурных подразделений и ответы на поступающие запросы должны направляться строго в рамках своей компетенции.
Глава 8. Разработка и согласование проектов приказов УМТО
93. Подготовка проектов приказов УМТО (далее – проектов приказов) осуществляется на основании законодательных актов, актов Президента Республики Казахстан и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства УМТО.
94. Подготовка проектов приказов осуществляется на государственном языке, при необходимости, их разработка может вестись на русском языке с соблюдением требований законодательства Республики Казахстан.
95. Разработчик проекта приказа одновременно в проекте предусматривает нормы по приведению ранее принятых приказов в соответствие с проектом приказа, если такая необходимость возникнет после его подписания.
96. Проекты приказов подписываются руководителем УМТО или лицом, исполняющим его обязанности, и вступает в силу со дня его подписания, если только в нем не определен иной срок.
97. Контроль за исполнением приказов возлагается на заместителей руководителя УМТО (в соответствии с распределением обязанностей).
Лицо, подписавшее приказ, может оставить контроль за исполнением приказа за собой.
98. Проект приказа разрабатывается структурным подразделением УМТО (исполнителем) и до согласования визируется исполнителем и руководителем данного структурного подразделения либо лицом, его замещающим. Структурное подразделение (исполнитель) при подготовке проекта приказа обязано обеспечить его качественную разработку и соответствие его требованиям законодательства Республики Казахстан и внутренним нормативным документам УМТО.
Проект приказа предварительно согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями в зависимости от предмета рассматриваемого вопроса.
После предварительного согласования проект приказа вносится в юридическое управление для проведения правовой экспертизы в целях соответствия проекта приказа законодательству Республики Казахстан, а также в УКРДО для проверки соблюдения требований по оформлению приказов, установленных нормативными документами в области делопроизводства и аутентичности текстов проекта на государственном и русском языках.
Проверенный юридическим управлением и УКРДО, проект приказа вносится на согласование заместителям руководителя УМТО, согласно распределению обязанностей между ними и их взаимозаменяемости.
Согласование и визирование проекта приказа руководителями (либо лицами их замещающими) структурных подразделений и заместителями руководителя УМТО, а также оформление и представление мотивированных замечаний по проекту приказа при наличии разногласий производится в трехдневный срок, в случае срочности документа – в однодневный срок, если иные сроки не установлены руководством УМТО.
Проекты приказов согласовываются только с теми руководителями, которые заинтересованы в соответствии с распределением обязанностей в вопросе, рассматриваемом в проекте приказа.
Структурные подразделения вправе вносить свои предложения и замечания к проектам приказов строго в пределах своей компетенции.
К проектам, предусматривающим внесение изменений в действующие нормативные документы прилагаются сравнительная таблица и пояснительная записка по формам согласно приложению к настоящему Регламенту
99. Регистрация приказа УМТО производится в УКРДО посредством СЭД, за исключением приказа по личному составу, путем присвоения ему порядкового номера и внесения информации о нем в реестр приказов. Приказ по личному составу регистрируется в Информационной системе «Е-қызмет».
УКРДО обеспечивает систематизацию и хранение приказов.
100. Приказы рассылаются посредством СЭД. Перечень рассылки приказов определяет руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку приказа. В случаях необходимости приказы подлежат ознакомлению работниками УМТО.
101. В связи со служебной необходимостью, по запросу структурного подразделения УМТО, могут выдаваться копии приказов, которые заверяются печатью УКРДО и подписью должностного лица, ответственного за хранение приказов.
102. В целях систематизации контроля и мониторинга структурные подразделения, разрабатывающие проекты приказов по основной деятельности ведут собственные перечни отраслевых приказов по основной деятельности для систематизации информации о вносимых изменениях или дополнениях, либо отмене или постановке их на утрату.
Глава 9. Заключительные положения
103. Должностные лица, руководители структурных подразделений и подведомственных предприятий УМТО должны осуществлять свои полномочия строго в рамках определенной для них компетенции.
104. За ненадлежащее исполнение норм настоящего Регламента, должностные лица, руководители структурных подразделений и подведомственных предприятий УМТО несут персональную ответственность.
105. Контроль за соблюдением требований настоящего регламента осуществляет УКРДО.
106. Вопросы, не урегулированные настоящим Регламентом, разрешаются в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
____________________________________
Приложение к Регламенту
Управления материально-технического обеспечения
Форма
СРАВНИТЕЛЬНАЯ ТАБЛИЦА
к проекту приказа руководителя Управления материально-технического обеспечения «_______________________»
|
№ п/п |
Действующая редакция |
Предлагаемая редакция |
Обоснование |
|
Приказ руководителя Управления материально-технического обеспечения от «____» ___________ 20__ года №____ «_______________________________________________» |
|||
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
Правила _______________________________ |
|||
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
|
Должность Ф.И.О.
Приложение к Регламенту Управления
материально-технического обеспечения
Форма
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту приказа руководителя Управления материально-технического обеспечения «_______________________»
Должность Ф.И.О.
